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湖北省家庭建档指南新闻点击率:622   发布时间:2017-7-16 10:43:54


为指导社会公民有序建立家庭档案,弘扬家庭美德、树立良好家风、传承人文血脉、构建和谐社会,根据国家有关档案工作的法律法规,结合湖北实际,制订本指南。

一、定义

家庭档案是指家庭及其成员在家庭生活和社会活动中形成的具有保存价值的各类文字、图表、声像、电子、实物及其他各种形式的历史记录。

家庭档案是社会历史记忆的重要组成部分,是国家档案资源的重要补充。

二、目的意义

推进家庭建档的目的是引导公民保全家庭原始记录,提升家庭文化品位,丰富家庭历史记忆,促进社会和谐进步。建立家庭档案,对于提升公民知法守法意识,传承民族优秀传统文化,激发人民群众爱家爱国热情,不断增强文化自信,都具有十分重要的作用。

三、推进原则

推进家庭建档应遵循以下原则:

(一)行业引导。由省档案局、省妇联联合制订家庭建档指南,引导各个家庭规范建立家庭档案。

(二)典型示范。在档案、妇联等部门的支持下,有组织有计划地在各地建立家庭建档示范户,以点带面,逐步推进。

(三)自愿参与。以家庭为单位,自愿开展家庭档案收集管理活动。

(四)因地制宜。家庭建档以有利于记录历史、保全证据、维护权益、传承家风为基本目标,在形式和方法上不强求统一,实事求是。

(五)依法依规。家庭建档应当遵守国家法律法规,区分国家、集体和个人的档案,不得擅自保存属于国家所有和应当由国家或集体归档保管的档案。

四、档案收集

(一)收集要求

    遵循家庭档案自然形成规律,保持各门类载体档案齐全完整,提高家庭档案收集质量,突出家庭建档特色。

   (二)收集方法

家庭档案的收集方式宜灵活务实,随时收集与定期收集相结合,因时收集、因人收集、因事收集。

   (三)收集范围

家庭及其成员工作、学习、生活中形成的有保存价值的各门类和载体的相关材料,均可列入家庭档案的收集范围。通过征集、征购等方式获得的收藏品亦可列入家庭档案的范围。

具体收集范围见附件“家庭档案分类及归档范围表”。

五、档案整理

    家庭档案按件进行整理,整理时应遵循相关材料的形成规律,保持材料之间的有机联系。

   (一)分类

家庭档案可分为成员成长、家庭历史、家庭资产、荣誉成果、医疗保健、社交旅游、声像电子、家庭藏品、图书资料及其他有关材料等十大类。每个大类下根据实际情况可分若干二级类目。

各家庭可根据实际情况,确定其家庭档案的分类方法。

(二)排列

件的排列:应在分类方案的最低一级类目内,按时间结合事由排列。

档案盒的排列:家庭档案整理完毕装盒后,先按类别排列,再按时间顺序排列。

(三)编号

家庭档案的编号包括件号、页号、盒号,用以固定家庭档案的排列顺序和存放位置,便于查找和利用。

件号:在家庭档案有序排列的基础上,给每件档案一个流水号。编号应按类别中的档案排列顺序,从“1”开始由低向高的顺序编制。

页号:纸质归档材料一般应以件为单位逐页编制页码,分别标注在材料正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成册并编有页码的或拟编制页码与原有页码相同的,可以保持原有页码不变。
    
盒号:盒号的编制可按档案分类的排列顺序,从“1”开始编流水号。

(四)编目

家庭档案的编目主要包括编制家庭档案目录、填写档案盒脊背标签。

家庭档案目录的编写:主要包括件号、题名、形成者、日期、页()数、盒号、备注等。电子档案目录还需填写操作者、背景信息、存储载体等内容。家庭档案目录按类别中的档案材料排列顺序逐件编制,单独存放。

家庭档案盒脊背标签的填写:在家庭档案盒脊背标签上填写档案类别、盒号。

家庭档案数量少的可不编目。

(五)装盒

    家庭档案的装盒是指依照家庭档案的不同类别及其排列方法,按件号的先后顺序将档案材料装入盒(袋、文件夹)等装具内,并填写档案盒脊背及备考表项目。不同类别的档案不能装入同一个档案盒。

六、档案保管

(一)存放

1.存放方式:家庭档案可采取集中存放或分散存放两种方式;若分散存放,可在家庭档案目录中注明,便于查找。

2.存放方法:普通档案可放入箱、柜、架等装具里集中存放,私密、贵重的档案可单独存放。

征得国家综合档案馆同意,家庭档案所有者可以自愿向国家综合档案馆移交、捐赠其家庭档案。

不具备保管条件的家庭可将其珍贵档案寄存国家综合档案馆。

(二)保护

家庭档案应妥善保管,注意防火、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘。具体保护措施要因地制宜、量力而行。

七、档案利用

家庭成员可根据实际需要利用家庭档案。征得家庭成员同意,家庭档案也可提供社会利用。涉及个人隐私的家庭档案须经本人同意方可利用。